Отримали документ (видаткова накладна, посвідчення про відрядження, рахунок), в якому заміть підпису відповідальної особи стоїть факсиміле з підписом (печатка). Що робити? Як до цього віднесуться податківці? Для того, щоб не було непорозумінь, у цій статті розглянемо у яких випадках і як можна використовувати факсиміле.
Що таке факсиміле?
Факсиміле – відтворення підпису відповідальної особи за допомогою засобів механічного або іншого копіювання, іншого аналога власноручного підпису. Інакше кажучи, «Факсиміле» – печатка (кліше), за допомогою якої відтворюють підпис особи.
Діюче законодавство дозволяє використовувати факсиміле у господарській діяльності, але з рядом обмежень.
Що думають податківці про використання факсиміле?
Відповідно до їх роз’яснення, згідно з абз. 1 п. 44.1 ПКУ для цілей оподаткування платники податків зобов’язані вести облік доходів, витрат та інших показників, пов’язаних з визначенням об’єктів оподаткування та/або податкових зобов’язань, на підставі первинних документів, регістрів бухгалтерського обліку, фінансової звітності, інших документів, інформації, пов’язаних з обчисленням і сплатою податків і зборів, ведення яких передбачено законодавством.
Платникам податків забороняється формування показників податкової звітності, митних декларацій на підставі даних, не підтверджених документами, що визначені абзацом першим п. 44.1 ПКУ.
Правові засади регулювання, організації, ведення бухгалтерського обліку та складання фінансової звітності в Україні визначено Законом України від 16 липня 1999 року № 996- XIV «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» (далі – Закон № 996).
Частиною 2 ст. 9 Закону № 996 визначено, що первинні документи можуть бути складені у паперовій або в електронній формі та повинні мати обов’язкові реквізити, зокрема особистий підпис або інші дані, що дають змогу ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні господарської операції.
Згідно з абз. 2 п. 1.2 глави 1 Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затвердженого наказом Мінфіну від 24.05.1995 р. № 88 (далі – Положення № 88), первинні документи – це документи, створені у письмовій або електронній формі, які містять відомості про господарські операції.
Відповідно до абз. 1 і 2 п. 2.4 глави 2 Положення № 88 документ має бути підписаний особисто, а підпис може бути скріплений печаткою (за умови її використання). Електронний підпис накладається відповідно до законодавства про електронні документи та електронний документообіг.
Використання при оформленні первинних документів факсимільного відтворення підпису допускається у порядку, встановленому законом, іншими актами цивільного законодавства.
При цьому приписами частини третьої ст. 207 Цивільного кодексу України від 16 січня 2003 року № 435-IV передбачено, що використання при вчиненні правочинів факсимільного відтворення підпису за допомогою засобів механічного, електронного або іншого копіювання, електронного підпису або іншого аналога власноручного підпису допускається у випадках, встановлених законом, іншими актами цивільного законодавства, або за письмовою згодою сторін, у якій мають міститися зразки відповідного аналога їхніх власноручних підписів, або іншим чином врегульовується порядок його використання сторонами.
Тобто, використання факсимільного відтворення підпису при оформленні первинних документів за письмовою згодою сторін, в якій містяться зразки відповідного аналога їхніх власноручних підписів, не порушує законодавства України. Саме таким способом закріплюється юридична сила факсиміле як особистого підпису і засвідчені ним документи вважатимуться укладеними відповідно до вимог законодавства.
Але існують випадки застосування первинних документів, якими не передбачено використання факсимільного відтворення підпису.
Коли не можна використовувати факсиміле?
Разом з тим, існують й обмеження у використанні факсиміле. До документів, при оформленні яких не можна використовувати факсиміле, відносяться:
- розрахункові документи при безготівкових розрахунках (платіжне доручення, платіжна вимога, платіжна вимога-доручення, розрахунковий чек та ін.) – на підставі п. 2.8, п. 7.6 Інструкції про безготівкові розрахунки в Україні в національній валюті, затвердженої постановою Правління НБУ від 21.01.2004 р. №22;
- касові документи в банках (заява на переказ готівки, прибутково-видатковий касовий ордер, заява на видачу готівки, прибутковий касовий ордер, видатковий касовий ордер, грошовий чек, рахунки на сплату платежів та ін.) – на підставі п. 1.9, Додатку №16 до Інструкції про ведення касових операцій банками в Україні, затвердженої постановою Правління НБУ від 01.06.2011 р. №174;
- податкова звітність – на підставі пп. 48.5.1 ПКУ («…Достатнім підтвердженням справжності документа податкової звітності є наявність оригіналу підпису уповноваженої особи на документі у паперовій формі або наявність накладеного на електронний документ кваліфікованого електронного підпису чи печатки платника податку»;
- фінансова звітність («підпис керівника») – на підставі ст. 11 Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність»;
- процесуальна документація в суд («слід вказати, що правова позиція щодо факсимільного відтворення підпису була висловлена Верховним Судом в ряді постанов, зокрема у справах: №922/1743/17, №922/4590/16, №5027/805-б/2012, №826/811/17 було встановлено, що підписання заяви та інших документів, які подаються до суду за допомогою факсиміле не дає можливості встановити вираження справжньої волі особи, чий підпис відтворено, на настання відповідних правових наслідків (Справа №824/84/20, ЄДРСРУ №89515109). Аналогічну правову позицію висловив Верховний Суд в постанові від 16.03.2020 року у справі №640/5124/19).
Висновки.
Використання аналога власноручного підпису – факсимільного відтворення підпису за допомогою засобів механічного або іншого копіювання, іншого аналога власноручного підпису (факсиміле) в господарській діяльності допускається виключно за письмовою згодою сторін, у якій мають міститися зразки відповідних аналогів власноручних підписів, окрім випадків прямо встановлених діючим законодавством.