Облік товарних запасів у ФОП. Хто зобов’язаний? Як вести?

У цій статті можна дізнатись про:

Хто з ФОПів і чому зобов’язаний вести облік товарів.
У якій формі ведеться облік товарів.
Як ведеться облік товарів.
Що чекає ФОПа у разі неведення обліку товарних запасів.

А також завантажити та переглянути зразок заповнення Форми обліку товарів, а також замовити обробку для платформи 1С, яка дозволяє сформувати та роздрукувати дану Форму.

Хто з ФОПів зобов’язаний вести облік товарів?

Ведення обліку товарних запасів фізичними особами-підприємцями (ФОП) зобов’язує п.12 ст.3 Закону України «Про застосування реєстраторів розрахункових операцій у сфері торгівлі, громадського харчування та послуг» №265/95-ВР від 06.07.1995 . (далі – Закон про РРО).

Відповідно до цієї норми, це не стосуються ФОПів, які належать до 1, 2 або 3 (без пдв) групи платників єдиного податку та не реалізують:

технічно складно побутові товари, що підлягають гарантійному ремонту;
лікарські засоби та вироби медичного призначення;
ювелірні та побутові вироби з дорогоцінних металів;
дорогоцінне каміння;
дорогоцінне каміння органогенного утворення;
напівдорогоцінне каміння.

Отже, якщо ФОП працює на загальній системі оподаткування або на спрощеній системі оподаткування з ПДВ (3 група єдиного податку з ПДВ), або реалізує вищезазначені товари, він зобов’язаний вести облік товарів.

Правила ведення обліку товарних запасів передбачені Порядком ведення обліку товарних запасів для фізичних осіб – підприємців, у тому числі платників єдиного податку, затвердженого наказом МФУ від 03.09.2021 року №496 (далі – Порядок №496).

Форма ведення обліку товарних запасів.

Облік всіх товарів здійснюється у Формі ведення обліку товарних запасів (далі – Форма обліку), що передбачена Порядком №496.

Існує два способи заповнення Форми обліку:

У паперовій формі. При цьому записи виконуються розбірливо чорнилом темного кольору або кульковою ручкою.
У електронній формі. При цьому ФОП обирає на власний розсуд програмний формат та метод внесення інформації до Форми обліку, яка на вимогу посадових осіб контролюючого органу має бути візуалізована у форматі, який дозволяє такій особі здійснити його перегляд та/або копіювання.

Форма обліку ведеться у всіх місцях продажу, а також на складі (місці зберігання товарів).

Облік товарних запасів здійснюється ФОП шляхом постійного внесення до Форми обліку інформації про надходження та вибуття товарів в хронологічному порядку на підставі первинних документів, які підтверджують походження товарів та є невід’ємною частиною такого обліку.

До первинних документів відносяться такі документи, як: опис залишку товарів на початок обліку, накладні, транспортні документи, митні декларації, акти закупки, фіскальні чеки, товарні чеки, інші документи, що містять реквізити, які дозволяють ідентифікувати постачальника та отримувача товару, дату проведення операції, найменування, кількість та вартість товару.

Порядок ведення обліку товарних запасів.

Новостворені ФОПи, що зобов’язані вести облік товарів згідно вимог Закону про РРО, починають заповнювати Форму обліку з дня реєстрації.

ФОПи, які вже здійснювали діяльність та в яких згідно вимог п.12 ст.3 Закону про РРО виникає обов’язок вести облік товарних запасів, роблять перший запис у Формі обліку, який відображає інформацію про залишки товарів, що є в наявності на дату набуття такого обов’язку. Для цього створюється документ «Опис залишку товарів», який складається в довільній формі та містить інформацію про:

найменування товарів;
кількість товарів (із зазначенням одиниці виміру);
вартість товарів, що самостійно визначається ФОПом.

Записи у Формі обліку робляться в хронологічному порядку з зазначенням загальної суми надходження або вибуття товарів. У первинних документах, що засвідчують знищення, втрату або використання товарів на власні потреби, зазначається вартість товару за ціною придбання цих товарів.

Записи щодо надходження товарів робляться у випадках:

надходження товарів від постачальника;
надходження товарів з іншого місця продажу або місця зберігання товарів (внутрішнє переміщення товарів);
повернення товарів від покупця, що були реалізовані з розрахунком в безготівковій формі (без застосування реєстраторів розрахункових операцій (РРО) або програмних реєстраторів розрахункових операцій (ПРРО)).

Записи щодо вибуття товарів робляться у випадках:

продажу товарів з розрахунком в безготівковій формі (без застосування реєстраторів розрахункових операцій (РРО) або програмних реєстраторів розрахункових операцій (ПРРО));
передачі товарів у інше місце продажу або місце зберігання товарів (внутрішнє переміщення товарів);
знищення або втрату товарів;
повернення товару постачальнику;
використання товарів на власні потреби.

Що чекає ФОПа у разі неведення обліку товарних запасів?

Реалізація товарів у місцях продажу заборонена якщо відсутні:

первинні документи, записи про які внесено до Форми обліку;
відповідні записи у Формі обліку про наявні первинні документи;
первинні документи і записи у Формі обліку про такі первинні документи.

Таким чином, статтею 20 Закону про РРО передбачено, що до ФОПів, які здійснюють реалізацію товарів та повинні, але не ведуть облік товарних запасів відповідно до Порядку №496, або не надали під час проведення перевірки первинні документи, які підтверджують облік товарів, що знаходяться у місці продажу, застосовується фінансова санкція у розмірі вартості таких товарів за цінами реалізації, але не менше десяти неоподатковуваних мінімумів доходів громадян (170 грн.).