В управлінні підприємством неможливо уявити роботу без системи обліку та управління номенклатурою товарів та послуг. Правильне ведення довідника номенклатури не тільки сприяє структуруванню інформації про продукцію та товари, що використовуються в компанії, а й є ключовим елементом запобігання хаосу та непорозумінь в управлінні ресурсами.
На сьогоднішній день, коли заповнення облікових даних про товари та послуги лежить на плечах не тільки бухгалтера, а й інших користувачів підприємства, що беруть участь у роботі, важливо правильно заповнювати дані в програмі. Різноманітні програми та системи обмінюються даними та при некоректному заповненні даних про товар (продукцію) або послугу виникають помилки. У більшості випадків такі помилки списують на збій роботи у програмі, але майже всі вони з’являються внаслідок некоректного заповнення облікових даних. Саме тому і хочеться звернути увагу на всі нюанси, які виникають у процесі заповнення номенклатури товарів та послуг.
Де застосовується номенклатура товарів та послуг?
Як зазначено вище, номенклатура – це важливий елемент для обліку товарів та послуг. Вона є єдиним каталогом, який містить описи всіх товарів та послуг, що використовуються в бізнесі.
Ось кілька ключових областей, де вона застосовується:
- Облік товарів та послуг: Номенклатура є основним інструментом ведення обліку всіх товарів та послуг, які пропонує компанія.
- Автоматизація процесів: За допомогою номенклатури можна автоматизувати передачу відомостей про товари, їх наявність та ціни на сайт, створити прайс для покупців та ін.
- Управління запасами: Номенклатура допомагає в управлінні запасами, дозволяючи відстежувати наявність товарів на складі та планувати закупівлю.
- Аналіз та звітність: Використання номенклатури дозволяє генерувати звіти та проводити аналіз продажів та оборотності товарно-матеріальних цінностей, що допомагає у прийнятті управлінських рішень.
- Інтеграція з іншими системами: Номенклатура може бути інтегрована з іншими програмами та системами (наприклад: маркет плейс, реєстратор розрахункових операцій РРО / ПРРО, електронний документообіг та ін.), що спрощує обмін даними та покращує загальну ефективність бізнесу.
Як правильно створити групи товарів у довіднику "Номенклатура"?
Правильне угруповання товарів та послуг – ключ до ефективного управління запасами та аналізу продажів у 1С. Вона дозволяє не лише впорядкувати інформацію, а й:
- Спростити пошук: Швидко шукати потрібні товари для оформлення документів.
- Оптимізувати закупівлю: Вчасно замовляти необхідні товари, уникаючи надлишку чи дефіциту.
- Аналізувати продажі: Виявляти тренди, популярні товари та сегменти, щоб приймати виважені рішення.
- Управління ціноутворенням: Групувати товари за категоріями, щоб встановлювати оптимальні ціни.
Оскільки кожне підприємство відрізняється від іншого за своєю структурою та видами діяльності, тому при створенні груп у довіднику «Номенклатура» намагайтеся дотримуватись основних засад групування:
- Логічність і практичність: Угруповання має бути логічним і зручним для вас.
- Ієрархічність: Використовуйте вкладені групи для більш детальної класифікації.
- Атрибути: Додайте атрибути для уточнення характеристик товарів.
- Гнучкість: Будьте готові коригувати угруповання за необхідності.
Приклади групування:
- За категоріями: Одяг, взуття, електроніка, продукти харчування, меблі.
- За брендами: Nike, Adidas, Apple, Samsung.
- За розміром: S, M, L, XL, XXL.
- За кольором: червоний, синій, зелений, чорний.
- За призначенням: Для дому, для офісу, для дітей.
- За ціною: До 1000 гривень, від 1000 до 5000 гривень, понад 5000 гривень.
Наприклад, створимо підгрупу «Зима» в групі «Одяг жіночій» в “Управління торговим підприємством”
Для цього:
- Обираємо групу «Одяг жіночій».
- Натискаємо кнопку «Добавити групу» або натискаємо комбінацію клавіш Ctrl + F9
- У вікні, що з’явилося:
- Контролюємо поле «Батьківська група» (у нашому випадку – «Одяг жіночий») або обраємо відповідну групу, в якій буде створена наша підгруппа.
- У полі «Найменування» прописуємо назву підгрупи «Зима».
- Контролюємо поле «Вид номенклатури» (у нашому випадку це «Товар»).
- Натискаємо кнопку «ОК»
Аналогічно створимо підгрупу «Зима» в групі «Одяг жіночій» в “Комплексне управління підприємством” (КУП)
Для цього:
- Відкриваємо довідник “Номенклатура” (НДІ і адміністрування – НДІ – Номенклатура)
- Обираємо групу «Одяг жіночій».
- Натискаємо кнопку «Створити групу» або натискаємо комбінацію клавіш Ctrl + F9
- У вікні, що з’явилося:
- Контролюємо поле «Входить у групу» (у нашому випадку – «Одяг жіночий») або обраємо відповідну групу, в якій буде створена наша підгруппа.
- У полі «Найменування» прописуємо назву підгрупи «Зима».
- Натискаємо кнопку «Записати і закрити»
Поради:
- Проаналізуйте свій асортимент: Визначте, які критерії є найбільш важливими для вас.
- Використовуйте стандартні класифікатори: Наприклад, УКТЗЕД (Українська класифікація товарів зовнішньоекономічної діяльності).
- Тестуйте різні варіанти: Знайдіть оптимальну схему угруповання для вашого бізнесу.
Правильне групування товарів – це не одноразове завдання, а безперервний процес. Регулярно переглядайте свою систему та змінюйте так, щоб вона відповідала вашим потребам.
Як правильно заповнити картку товару?
Створюючи об’єкт номенклатури (картку товару) в програмі, крім імені, необхідно визначити ряд додаткових властивостей. У той же час, лише назва номенклатури та основна одиниця вимірювання є обов’язковими для заповнення. Решта використовуватиметься як значення за замовчуванням у реквізитах документів, тобто такі властивості не встановлені жорстко і їх можна змінити в будь -який час.
Для кожної позиції номенклатури можуть бути встановлені необмежена кількість цін, будь-яка кількість специфікацій, а також рахунки обліку за замовчуванням та схеми реалізації.
Створюємо новий об'єкт номенклатури (картку товару)
Для цього:
- Обираємо групу товарів
- Натискаємо кнопку «Добавити» або клавішу «Insert» («Ins») на клавіатурі.
Наступним кроком будем заповнення найважливішої інформації стосовно товару.
1 . Найменування товару
Найменування товару повинно починатися з іменника, а потім, за необхідності, додаємо прикметник та властивості (замість «Шкіряна куртка XL» має бути «Куртка шкіряна Wittchen XL»).
У програмі передбачено два поля для вводу найменування товару – «Найменування» та «Повне найменування». Різниця полягає в тому, що в «Найменуванні» зазначаємо назву «для себе», а в «Повному найменуванні» так, як вона буде виглядати в документах (видатковій накладній, касовому чеку тощо).
Про нюанси зазначення назви товару у фіскальному чеку РРО / ПРРО можна прочитати у статті «Назва товару в чеку РРО / ПРРО: вимоги та відповідальність»
2. Артикул товару
Артикул – це тип, рід продукції чи товару, що зазначається буквами та/або цифрами, є одним з найважливіших ідентифікаторів товарів на складському обліку. Призначення артикулу полягає в однозначній ідентифікації номенклатури, групи одного типу товарів чи продукції у рамках виробництва чи торгового підприємства.
Наприклад, артикул «CT-PR-0119-TP-4312-F-С», де:
- CT – країна виробник
- PR – виробник товару
- NN – постачальник
- 0119 – місяць і рік виробництва
- TP – тип товару
- 4312 – модель
- F – габаритні розміри
- C – колір
Слід зазначити, що використання складного детального артикулу взагалі не потрібно. Потреба в цьому визначається на кожному підприємстві окремо.
Найчастіше можна зустріти артикул, який складається з 3 – 5 цифр (залежить від кількості товарів). Таке кодування використовується у невеличких магазинах (складах) та зазначається на цінниках товарів, що дозволяє якнайшвидше знайти необхідний товар як на полиці (наприклад, при інвентаризації), так і у довіднику «Номенклатура» при створенні документів, пов’язаних з реалізацію (списанням) товарів.
3. Вид номенклатури
Під час заповнення довідника «Номенклатура» можливо (і необхідно використовувати) характерні особливості різної унікальності, за допомогою яких аналітики складають чітку картину руху товарів, а час роботи з даними значно скорочується. Ви можете зазначити у картці товару різні види номенклатури, але кожен вид має обов’язково належати до одного з чотирьох типів (товар, послуга, набір-пакет, набір-комплект), які використовують свій алгоритм обробки та зафіксовані в системі.
4. Податок на додану вартість
У полі «ПДВ» платники податку на додану вартість (ПДВ) зазначають ставку ПДВ (0%, 7%, 14%, 20%), а неплатники цього податку обирають «Без ПДВ».
5. Код УКТЗЕД / ДКПП
Поле «Код для ПН» – обов’язковий реквізит товару або послуги для платників ПДВ. У цьому полі зазначається код УКТЗЕД (Українська класифікація товарів зовнішньоекономічної діяльності) або ДКПП (Державний класифікатор продукції та послуг).
При цьому, обираючи код УКТЗЕД, можна зазначити необхідність його друку у розрахунковому документі (фіскальному чеку) реєстратора розрахункових операцій (РРО / ПРРО). Де і як зазначається код УКТЗЕД у фіскальному чеку можна почитати у статті «Форма фіскального касового чека РРО / ПРРО».
З метою прискорення пошуку коду товару чи послуги у відповідних класифікаторах, варто скористатись комбінацією клавіш Ctrl + F
6. Акцизний податок
Платники акцизного податку при реалізації підакцизних товарів зазначають, що даний товар «Оподатковується акцизним податком у роздробі» та обирають «Статтю декларації акцизного податку».
Позначка «Вказувати штрихкод акцизної марки під час друку чека» активується після вибору відповідної статті декларації акцизного податку.
7. Аналітика витрат
Поля «Стаття витрат» та «Номенклатурна група витрат» заповнюються здебільшого для товарів власного виробництва.
8. Основний постачальник, цінова група та номенклатурна група
На вкладці «Додаткові» зазначаємо:
Основний постачальник. Назва даного реквізиту каже сама за себе. У даному полі обираємо постачальника даного товару. Це значно полегшує роботу при оприбуткуванні товарів.
Цінова група. Це важливий інструмент, який допомагає спростити процес ціноутворення та управління товарами. Ось кілька ключових моментів щодо цінових груп:
- Цінові групи дозволяють вам групувати номенклатуру (товари) відповідно до певних критеріїв, що сприяє роботі з цінами та знижками.
- Допомагає в автоматизації процесів ціноутворення (встановлення цін реалізації та знижок).
- Спрощення роботи з великою кількістю товарів.
- Можливість швидко змінювати ціни та встановлювати знижки цілі групи товарів.
- Зручність у звітах та аналізі продажів.
Важливо правильно налаштувати цінові групи, щоб вони відповідали вашим бізнес -процесам та потребам.
Наприклад, цінові групи можуть бути сформовані за:
- Постачальниками.
- Брендами.
- Розміром націнки (маленька, середня, велика).
Номенклатурна група. Це важливий елемент, який допомагає організувати та структурувати інформацію про товари, послуги або роботи, що пропонуються вашою організацією. Ось кілька ключових моментів про номенклатурні групи:
- Номенклатурна група — це категорія, яка об’єднує товари або послуги за певними ознаками, що полегшує їх облік і управління.
- Номенклатурні групи використовуються для аналізу виробничих витрат та отриманих доходів.
- Сприяють швидкому пошуку товарів.
- Спрощують управління обліком та звітністю.
У даному прикладні зазначаємо цінову групу за брендом «Дріжджі харківські», оскільки ще існують дріжджі львівські та дріжджі криворізькі. А полі «Номенклатурна група» обираємо групу «Дріжджі», в якій поєднаємо всі дріжджі, що використовуються в нашій організації.
9. Одиниці вимміру
У картці товару та додатково на вкладці «Одиниці» зазначаємо одиниці виміру товару. Для кожного товару можна створити будь-яку кількість одиниць виміру. Оскільки програма автоматично перераховує ціни в залежності від обраної одиниці виміру, це значно полегшує та прискорює роботу як при ціноутворенні, так і при оприбуткуванні, реалізації або списанні товарів.
Приклад. Ваша організація здійснює закупівлю та продаж яєць. Від постачальника ви отримуєте в штуках, а реалізуєте оптом ящиками (360 шт. яєць) та лотками (30 штук яєць), а в роздробі – штуками, десятками (10 шт. яєць) та лотками (30 штук яєць). У даному випадку, зазначивши всі ці одиниці виміру та встановивши ціну з 1 штуку, у вас не буде виникати необхідність кожен раз перераховувати на калькуляторі скільки коштуватиме ящик (десяток, лоток), достатньо буде лише змінити одиницю виміру та програма сама перерахує ціну, а вам залишиться вказати лише кількість товару.
Розглянемо одиниці виміру, які необхідно заповнити у картці товару.
Базова одиниця вимірювання – умовна одиниця вимірювання, до якої обчислюються всі інші одиниці. Відповідно до вищезазначеного прикладу, якщо базовою буде штука, то для інших одиниць необхідно встановити наступні коефіцієнти переводу:
- Десяток – 10.
- Лоток – 30.
- Ящик – 360.
Одиниця зберігання залишків – одиниця виміру, в якій обліковуються залишки товару. У даному полі слід зазначити мінімальну одиницю вимірювання, в якій товари можна отримувати або реалізовувати. Для вищезазначеного прикладу будуть одиницею зберігання будуть штуки.
Одиниця для звітів – додаткова одиниця вимірювання для відображення даних щодо кількості товару у звітах. Якщо у даному полі ми зазначимо одиницю виміру «десяток», а в наявності буде 45 штук яєць, то у звіті ми побачимо залишок 4,5 десятка.
Одиниця місць – додаткова одиниця вимірювання для відображення у документах. Тобто, у видаткові накладній зазначається дві одиниці вимірювання (у одиницях реалізації, та у одиницях місць).
Важливо! Після реєстрації щонайменше одного документа неможливо змінити одиницю зберігання залишків, оскільки вона бере участь у русі товарів. Інші одиниці виміру можна змінювати у будь-який момент.
Зазначимо одиниці виміру для товару «Дріжджі 42 гр.». Даний товар надходить у постачальника в кілограмах, а реалізується в штуках (вага 1 шт. – 42 гр.), упаковках (1 упаковка – 1,008 кг або 42 шт.) та ящиках (1 ящик – 12,096 кг або 12 упаковок, або 504 шт.)
10. Зображення товару
Для товару можна встановити його зображення. Це допоможе працівникам ідентифікувати товар, а також вставити зображення у прайс.
Для цього необхідно клікнути правою кнопкою миші на відповідному полі, обрати файл зображення товару, заповнити поле «Опис зображення» та натиснути кнопку «ОК»
